Eine Kundendatenbank enthält geordnet gespeicherte Informationen über Kunden und Geschäftsbeziehungen. Berechtigte Personen können darin den jeweiligen Bearbeitungsstand nachvollziehen. Welche Daten benötigt werden, richtet sich nach den tatsächlichen Zwecken.

Mögliche Inhalte sind:

• Kontaktdaten.
• Anfragen und Angebote.
• Aufträge und Rechnungsbezüge.
• Dokumentierte Absprachen.

Für personenbezogene Daten braucht die GmbH eine passende Rechtsgrundlage. Zugriffsrechte und Löschregeln müssen dem Zweck entsprechen. Soweit Werbung eine Einwilligung voraussetzt, werden deren Inhalt und Erteilung nachweisbar dokumentiert; nicht jede Kundenverarbeitung setzt eine Werbeeinwilligung voraus.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten beschreibt die betreffenden Verarbeitungstätigkeiten und ihre gesetzlich verlangten Angaben. Es ist kein bloßes Verzeichnis der eingesetzten Datenbanken. Eine gewöhnliche, fortlaufende Kundenverwaltung fällt regelmäßig nicht unter die Ausnahme des Artikels 30 Absatz 5 DSGVO.

Der Zugang für die systemische Gemeinschaft ist noch nicht freigeschaltet.