Bei der Prüfung der Aufbewahrungs- und Löschfristen klärt die GmbH, welche Informationen weiter benötigt werden und welche zu löschen sind. Maßgeblich sind Datenart und rechtlicher Zweck. Ein abgelaufenes Dokumentalter allein entscheidet darüber nicht.
Steuer- und Handelsrecht sehen insbesondere folgende Regelfristen vor:
- Zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse.
- Acht Jahre für Buchungsbelege.
- Sechs Jahre für erfasste Geschäftsbriefe.
Fristbeginn und mögliche Verlängerungen richten sich nach den jeweiligen Vorschriften. Laufende Verfahren oder andere gesetzliche Pflichten können eine längere Aufbewahrung verlangen.
Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald ihre Verarbeitung für die rechtmäßigen Zwecke nicht mehr erforderlich ist und keine Ausnahme greift. Benötigte Daten werden geschützt und gegebenenfalls in der Verarbeitung eingeschränkt. Die zuständigen Personen überwachen Fristen fortlaufend; eine ergänzende jährliche Bestandsprüfung ersetzt die rechtzeitige Einzelfallentscheidung nicht.
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